Nosso trabalho começa logo após nosso clique final

Cuide do backup de fotos que você possui. Eles podem ser sua maior salvação.

Quantas pessoas não passam horas de um dia procurando por um determinado arquivo no computador, no notebook, naquele monte de CDs ou DVDs que estão espalhados no armário ou nos diversos HDs que foram comprados para acabar com o problema de espaço e geraram um problema ainda maior que é o de organização.

Muitos não fazem idéia de como fazer o backup de fotos que possuem. Mas estou aqui para ajudar!

Hoje eu posso dizer, envergonhado até, que eu devia ter dado o devido valor aos ensinamentos de minha mãe quanto ela dizia para arrumar meu armário e organizar minhas gavetas. Naquela época eu achava uma bobagem e o que eu mais queria era gastar meu tempo me divertindo.

Hoje os tempos são outros, a diversão foi de certa forma minimizada e entrou a responsabilidade do trabalho. O maior erro é achar que devemos deixar de lado a organização de tudo o que eu temos e que no futuro, em um dia mais calmo talvez, me dedicarei à arrumação de tudo.

O grande problema é que este tal dia mais calmo não irá aparecer do nada. Sempre haverão prioridades. E a bagunça será sempre deixada para segundo plano, e pior, cada vez mais aumentando.

Se você se enquadra um pouquinho que seja neste cenário, então este artigo com toda certeza é voltado para você.

Existe LUZ no fim do TÚNEL

Não pense que não há solução, pelo contrário, basta ter vontade, determinação e encarar o problema de frente, atacando primeiramente a fonte para em seguida partirmos para os sintomas.

No meu caso, que tenho principalmente meus arquivos de imagens e documentos relacionados com o meu dia-a-dia no trabalho, a fonte de todo problema era exatamente eu.

Isso mesmo. 

A principal fonte dos meus problemas era a minha total displicência. A minha falta de compromisso nos mínimos detalhes. E a forma errada como eu lidava com as informações e arquivos que a mim chegavam. Eu tinha muito dificuldade de encontrar arquivos. Tinha muita dificuldade em organizar minhas informações. Eu tinha muita dificuldade de entregar meus trabalhos e informações no prazo.

Mas felizmente estou quase curado! 

Existe luz no fim do túnel e no fundo do poço, graças a Deus, não tem porão.

O buraco que era mais em baixo está prestes a desaparecer e diante disso vou deixar algumas dicas aqui que podem parecer simples, mas que se não forem seguidas, rapidamente o buraco pode aumentar de tamanho.

Primeiro passo

Mude sua mentalidade

Organização é a palavra chave.

E da mesma forma que a sua escrivaninha deve ficar limpa para receber você para um novo trabalho, a Área de Trabalho do seu computador, mais conhecida como DESKTOP, também deve está preparada para que um novo trabalho aconteça.

Diante disso lembre-se. 

Desktop é uma área de transição de arquivos e nele somente deve haver arquivos relacionados com o trabalho atual em andamento. Se houve a finalização deste determinado trabalho e os arquivos ainda permanecem em sua área de trabalho, das duas opções escolha uma:

ou o arquivo deve ser alocado numa determinada pastaou deve ser jogado imediatamente no lixo.

Segundo passo

Crie uma estrutura de pastas que possam absorver todos os seus:

documentoscontratospdfsmúsicasvídeosfotografias de clientes e pessoaisou qualquer outro tipo de arquivo possível.

Nomeie estas pastas de forma a serem fáceis de serem assimiladas quando for necessário um acesso futuro.

Evite nomes que somente você entenda ou que foi gerado através de uma sigla.

Tente utilizar a estrutura base que seu sistema operacional já lhe fornece, como por exemplo:

Minhas Imagens (Imagens no Mac)Minhas MúsicasMeus VídeosMeus Documentos, etc.

Desta forma não será preciso reinventar a roda e basta adaptar o interior destas pastas para que surja a uma organização com a sua cara.

Lembre-se do ponto MAIS importante. Backup

É bom lembrar que a mesma estrutura que você utilizar no seu computador deve ser replicada para os HDs que serão utilizados para backup destes arquivos.

Mantendo esta organização será possível no futuro ir a um determinado diretório e procurar por arquivos sejam relacionados à aquele assunto.

Terceiro passo

Documentação

Utilize uma forma, de fácil entendimento e procura, de documentação de todo o processo que irá utilizar, ou seja, como será a estrutura de arquivos, onde você irá deixar cada tipo de arquivo, como será a sua rotina de backup, qual a periodicidade e quantas cópias irão acontecer, dentre outros itens que irão variar de acordo com a necessidade e criticidade de cada um. Mas o mais importante está na documentação efetiva de onde cada arquivo estará alocado, seja no seu computador atual ou num meio externo qualquer. Isso porque no futuro, quando for necessário resgatar um documento específico, ou um bloco de arquivos de imagens brutas de um cliente, onde você deverá procurar? Você irá preferir ficar varrendo uma série de HDs ou ir direto naquele que realmente possui as informações desejadas?

E nada de achar que você irá se lembrar de tudo e que não precisa deste negócio de documentação.No início eu era assim. Aprendi a duras penas que nossa cabeça serve para principalmente raciocinar, criar e inovar e não para ficar sendo gasta guardando na memória onde estará determinado arquivo ou informação no meu computador. Felizmente entendi isso rápido e descobri uma forma melhor de me organizar: planilhando.

Organização e planilhas de controle

Crie uma planilha de controle. Numere seus HDs, nomei cada um deles e insira em sua planilha o conteúdo que ele possui. Cada vez que surgir um novo arquivo para ser inserido neste dispositivo, acrescente a informação nesta planilha. Pode parecer uma chatura, uma bobagem ou uma perda de tempo, mas tenho certeza que fazendo isso uma vez, nas próximas você irá me agradecer, principalmente quando fora a hora de procurar por uma foto para um concurso e você a encontrar em alguns minutos.

Falando em fotografia específicamente, existem alguns softwares que fazerm a catalogação de seu material,são muito bacanas e caso você tenha condição de adquirir, vá em frente. O próprio Lightroom faz um trabalho bacana de catalogação e organização do seu material fotográfico e junto a ele o iVew também executa este trabalho com muito louvor.

Softwares de controle de backup de fotos

Como a tecnologia também pode nos ajudar neste sentido, existem também alguns softwares que fazem a catalogação do conteúdo de determinadas mídias externas ou internas, de forma a inclusive nos permitir procurar por um arquivo num bloco grande de HDs externos por exemplo e o próprio software nos informa quais arquivos se assemelham à procura feita e em qual dispositivo ele se encontra. Fácil não é?

A imagem acima é de um programa específicamente para MAC chamado Media Catalog, já para o Windows existem alguns aplicativos similares e um deles, pelo que pude ler a respeito, se assemelha muito a este (Media Catalog Studio Lite), mas como sou um usuário MAC não posso afirmar sua qualidade real. Usuários Windows, deixem seus comentários a respeito deste ou outros softwares semelhantes!

Mas não deixe a planilha de lado, ela pode ser muito útil na falha deste software, e mais ainda, ela será essencial para que sua rotina seja acompanhada de perto e que você não se perca.

Como última dica escrevo somente um ponto. Não deixe para depois. Ao descarregar seu cartão de memória e receber um documento por email organize o seu material antes mesmo de iniciar o seu entendimento. Não deixe para depois o que se pode fazer hoje. A organização somente terá efeito se você for metódico e neste ponto é necessário que sejamos muito rígidos, caso contrário iremos voltar no processo inicial, com um desktop lotado de informações diversas, os diretórios cheios de um monte de arquivo espalhado e os backups entupidos de arquivos, inclusive duplicados ocupando espaço atoa, sem que sejam aptos a serem encontrados quando necessários.

Todo o processo de organização parte de um início e este início deve ser muito bem pautado e documentado. Claro que existem N outros fatores que irão afetar a organização e como será a busca futura por estes arquivos, mas tenho certeza que com estes poucos passos será possível você se organizar melhor e ter a facilidade no futuro de encontrar seus arquivos e é fato que com o tempo você mesmo criará suas próprias metodologias e aí, volte aqui no meu blog e deixe suas experiências para compartilhar com os leitores.